Como lidar com interrupções e se tonar mais produtivo

Como lidar com as interrupções e se tornar mais produtivo

As interrupções durante o trabalho diminui a produtividade

Ao longo de um dia de trabalho nós podemos sofrer diversas interrupções e nem darmos conta que elas estão ocorrendo.

Essas interrupções podem ser equivalentes a metade do dia de trabalho se monitoradas e analisadas posteriormente, ou seja, comprometem e muito a produtividade e os resultados.

Para ajudar você a lidar com essas interrupções e se tornar mais produtivo, vou listar a seguir os principais ladrões do tempo e algumas dicas de como você pode lidar com eles para se tornar mais produtivo e alcançar resultados cada vez melhores.

Telefonemas

  • Se for algo rápido e estiver com tempo disponível, retorne imediatamente
  • Mantenha um horário na sua agenda para retornar os telefonemas
  • Enquanto estiver ao telefone, mantenha o foco na ligação, não faça outra coisa

Conversas de corredor e cafezinho

  • Se a cada parada para o cafezinho você gastar 10 minutos, imagina o quanto de trabalho você estará deixando de fazer tomando 6 cafezinhos por dia. Imponha um limite de tempo para o cafezinho.
  • Evite conversas de corredor e até mesmo na hora do cafezinho. Se a conversa se estender, corte de imediato e volte ao trabalho
  • Coloque os horários do cafezinho próximo de momentos em que você já está em deslocamento, por exemplo quando retornar de reuniões ou almoço.

Internet e Comunicadores Instantâneos (Skype, WhatsApp, Messenger)

  • Tenha sempre em mente o que deseja procurar na internet, assim você não se perderá na navegação.
  • Utilize os comunicadores instantâneos com contas pessoas e profissionais separadas uma da outra, assim no seu horário de trabalho você não precisará ficar com o pessoal aberto e ser interrompido por assuntos que não têm ligação com as suas tarefas no momento.
  • Se estiver realizando alguma tarefa, mantenha o status no comunicador como invisível, se estiver em um momento mais tranquilo, deixe no ocupado e se estiver livre, deixe no ausente.

E-mails

  • Tenha horários pré-estabelecidos para ler e responder aos e-mails
  • Desligue as notificações de novas mensagens
  • Para assuntos complicados ou extensos, use o telefone ao invés do e-mail, é mais rápido.

Reuniões

  • Vá para a reunião ciente do objetivo a ser alcançado e os tópicos, com a duração do que será discutido
  • Defina horário de início e término, e seja rigoroso com ele
  • Convoque somente as pessoas que de fato agreguem valor à reunião e dê a elas a pauta com antecedência.

Na maioria das vezes trabalha-se muito e colhe-se pouco resultado, e isso acontece porque o tempo não é utilizado da forma correta.

Não se tem clareza dos objetivos, não há delegação de tarefas, não são definidas métricas de controle.

O segredo da produtividade pessoal e profissional é o FOCO, e ninguém pode controlá-lo a não ser você.

Um dos esportes que mais exige concentração e foco é o tênis, que por sinal foi utilizado por Timothy Gallwey para nos ensinar sobre o poder do controle mental para a excelência no desempenho em seu livro “O Jogo Interior do Tênis”.

Um dos tenistas mais brilhantes que eu já vi em atividade chama-se Andre Agassi e tem um relato dele que exemplifica muito bem das distrações, interrupções e foco.

Durante uma partida de um dos mais famosos torneios de tênis do mundo, Roland Garros, Agassi perdia por 2 a 0 e virou o jogo para 3 a 2, vencendo a partida.

O que ele disse sobre isso foi: “O maior trabalho que tive durante a partida foi me tirar da minha própria distração. Os dois primeiros sets eu perdi para mim, para a minha insegurança. Quando voltei a me concentrar no jogo, as coisas deram certo.”

Mantenha o foco, livre-se das interrupções e siga rumo à conquista de grandes resultados.

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Leia também: 3 passos para realizar reuniões eficazes e produtivas

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