Aprenda a utilizar todo o potencial produtivo de reuniões

Quantas vezes você já teve que participar de uma reunião cujo o assunto poderia ter sido tratado por email?

E quantas reuniões você já teve que participar onde sua presença não era nem um pouco necessária para o assunto a ser tratado?

A revista Você S/A publicou em uma de suas edições o resultado de uma pesquisa envolvendo mais de 2 mil profissionais onde perguntaram a cada um deles sobre a eficiência das reuniões corporativas, chegando ao seguinte resultado:

• 65% dos profissionais disseram que suas reuniões eram mal conduzidas
• 7% dos profissionais afirmaram que suas reuniões eram totalmente produtivas

Para ajudar você e sua empresa a utilizarem todo o potencial produtivo das reuniões, compartilharei a seguir 3 passos para que você possa realizar reuniões cada vez mais eficazes e produtivas.

Mas antes de falar desses três passos, quero falar pra você sobre uma síndrome que acomete muitos profissionais atualmente.

Síndrome da reunião

Se você está com a agenda desbloqueada em determinado horário, corre o risco de ser convocado para uma reunião, sem aviso prévio.

E assim, os profissionais incluindo líderes e gestores passam a maior parte do tempo se reunindo, restando então pouco tempo para colocar em prática o que fica definido nas reuniões.

3 passos para realizar reuniões eficazes e produtivas

Passo 1 – Convocar as pessoas certas e ter o horário de início e término da reunião definidos

Quanto menos pessoas presentes na reunião, melhor serão os resultados, pois a tendência é que as discussões sejam mais objetivas e o tempo necessário para realizar a reunião seja menor.

Convoque para a reunião apenas as pessoas que de fato estão relacionadas com a pauta e os objetivos, aquelas com capacidade de colaborar e tornar a reunião produtiva.

Ao convocar as pessoas já deixe claro o horário de início e término, e conscientize-as de que cumprir esses horários é importante para que o nível de produtividade possa ser cada vez melhor.

Passo 2 – Defina os objetivos e informe aos participantes com antecedência

Lembre-se que se uma reunião não possui os objetivos definidos e conhecidos por todos os participantes, ela é simplesmente PERDA DE TEMPO.

No momento em que for fazer a convocação dos participantes, como apresentado no passo 1, já envie os objetivos, assim eles chegarão sabendo do que se trata e com os pensamentos e possíveis questionamentos organizados.

Passo 3 – Só termine a reunião quando os próximos passos estiverem definidos

Uma reunião só foi de fato eficaz e produtiva se ao final tiverem sido definidas ações efetivas baseadas nas decisões tomadas durante a reunião.

Então nunca termine uma reunião sem definir quais serão as ações que os participantes devem realizar ao saírem da sala.

Mas ao definir essas ações e atente às seguintes informações:

• O que deve ser feito
• Quando deve ser feito
• Por quem deve ser feito

Definir as ações com base nessas orientações acima gera mais compromisso entre os envolvidos e com isso a produtividade tende a ser maior.

Dica para definir o horário das reuniões

Na hora de definir o horário das reuniões, procure marcar próximo ao horário de almoço ou do final do expediente, assim você evitará que a reunião se prolongue, já que os participantes vão querer sair no horário tanto para almoçar quanto para ir embora.

O que você acha de implementar esses 3 passos já na próxima reunião da sua empresa? É uma excelente oportunidade para aumentar a produtividade do seu time.

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