Você sai para o trabalho já estressado (a) com as diversas atividades que precisa realizar. Contudo, planejou chegar um pouco mais cedo para organizar o dia e, por isso, sente-se um pouco mais tranquilo (a). Assim que senta na cadeira, o celular toca. É seu gestor direto trazendo alguns problemas que precisarão ser contornados naquela manhã. Mudança de planos! Você desliga e sua equipe já está na sua porta te aguardando para alguns direcionamentos para o dia. Dizer não? Nem pensar.
Essa era a realidade de uma cliente de coaching que me procurou para trabalharmos juntos a sua produtividade pessoal e redução de níveis de ansiedade decorrentes dessa rotina intensa. Você ou alguém do seu time está precisando rever hábitos para experimentar uma vida mais produtiva e balanceada? Se sim, segue comigo.
Para começo de conversa entendo que ser produtivo é gerar mais valor, entregando um trabalho/resultado que faz a diferença para você e para os outros ao seu redor. Esse entendimento mais moderno envolve termos tempo de qualidade para equilibrar as diversas áreas da nossa vida e nos afastarmos daquele antigo conceito de que ser produtivo é fazer mais com menos, no menor tempo possível.
Afinal, quais verdades que você precisa saber para experimentar uma vida mais produtiva e esse tão desejado balanço nas diversas dimensões da vida?
Verdade 1. Ser ocupado não é ser produtivo. Ser multitask – fazer várias tarefas ao mesmo tempo – é uma hábito comprovadamente improdutivo. Estudos comprovam que “apenas 2% das pessoas são realmente eficientes em fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo” (Stanford University).
O que fazer? Eduque-se para trazer foco e reduzir interrupções naquelas tarefas que te trarão mais resultados no dia. Criar e combinar bloco de horários para respostas e interações, reservar uma sala de reunião (mesmo que seja só pra você) e o uso de fones podem apoiar nesse processo.
Verdade 2. Não gerenciamos o tempo e sim as variáveis tarefa, prioridade e velocidade. Essa verdade nos traz uma perspectiva de maior protagonismo em relação à nossa produtividade. Além disso, detona aquela crença de que “não tenho tempo suficiente”. Todos nós temos 24h, o que muda é como trabalhamos com essas variáveis no nosso dia a dia.
O que fazer? Comece o dia tendo clareza de que resultado é a chave para você. Foque nisso! Imprevistos? Avalie a prioridade real, faça ajustes, delegue, negocie e reveja prazos.
Verdade 3. Você não precisa de disciplina para realizar mais. Como assim? Isso mesmo! Percebo que não faz parte do perfil de algumas pessoas ser sempre disciplinado (a) e tudo bem. A questão é que você precisa de disciplina suficiente para criar um novo hábito conforme os autores Gary Keller e Jay Pasanan. Lembrando que ao se instalar um novo hábito, este não demandará tanta atenção e energia do nosso cérebro.
O que fazer? Ser produtivo envolve não somente ter foco, mas também desapegar, abrir mão de algumas coisas e adiar. Já parou para pensar nisso? O que sabe que precisa ser feito e vem adiando? Responda, desapegue e eleve sua produtividade.
Verdade 4. Se você não tem agenda, acaba virando agenda de outros.Essa verdade pode ser bem difícil de ouvir para pessoas excessivamente colaborativas ou prestativas. O fato é que precisamos buscar um equilíbrio entre as necessidades dos outros e as nossas para elevarmos nossa produtividade. Para isso, uma boa dose de atitude assertiva e, em especial, colocar tempo para reuniões com você na agenda são essenciais. Lembre-se: se não está na agenda, significa que não é importante.
O que fazer? Reserve seus momentos para autocuidado ou planejamento pessoal e cumpra o combinado consigo. Dizer não após fazer algumas perguntas para entender o contexto e propor alternativas de solução podem ser táticas interessantes. O outro pode estranhar em um primeiro momento, mas com certeza pensará 2 vezes antes de te pedir algo sem apurar a real necessidade.
Como dica final, recomendo que você possa investir tempo em aspectos como alimentação, sono, exercícios físicos e a prática da meditação (atenção plena). Pessoas altamente produtivas cuidam não somente de conhecer e aplicar métodos, mas em especial de zelar pela sua mentalidade e grau de energia. Quer mais? Recomendo que assista ao documentário “Quanto tempo o tempo tem” da Netflix. Vai trazer boas reflexões! Experimente praticar essas dicas e surpreenda-se!
“ A menor das boas ações, é melhor que a maior das boas intenções ”Dughet
Peter Altoé Noronha é Psicólogo, Coach, Mestre em Administração e Especialista em Desenvolvimento Humano
