Ocupado demais para planejar: o que fazer?

Planejar

Você é uma daquelas pessoas ocupadas demais para fazer um planejamento de tarefas?

Se você tem estado muito ocupado é sinal de que a sua produtividade está sendo baixa, afinal de contas, estar ocupado não é sinal de produtividade elevada.

Ser produtivo é realizar as tarefas respeitando as prioridades e mantendo o foco no objetivo.

Quando se é produtivo, há tempo para todas as coisas necessárias; mas quando se está ocupado, falta tempo para tudo.

Princípio de Paretto afirma que “a minoria das causas, fatores ou esforços, em geral, leva à maioria dos resultados, produtos ou consequências”, ou seja, 80% dos resultados obtidos são fruto de 20% dos esforços.

As tarefas que você está executando diariamente estão refletindo o princípio citado?

O que compartilho a seguir não é uma fórmula mágica para você se tornar mais produtivo, obter 80% de resultado com apenas 20% de esforço e não ser mais um ocupado; é apenas uma forma para você organizar as suas tarefas de modo a ser mais produtivo e minimizar as frustrações por não alcançar os resultados desejados.

O que fazer para não ser mais uma pessoa ocupada

Para deixar de ser uma pessoa ocupada você precisa ter clareza sobre as tarefas que está realizando.

Quanto mais clareza você tiver sobre as tarefas, melhor lidará com elas e poderá decidir o momento certo de realizá-las, de delegá-las a alguém ou mesmo de esquecê-las.

Uma forma prática e eficiente de ter mais clareza sobre as tarefas é listá-las em uma folha de papel e marcar cada uma conforme a lista abaixo:

  • Dispensável
  • Necessária
  • Obrigatória

Após fazer isso, analise as tarefas utilizando as perguntas a seguir, conforme a marcação que foi feita em cada uma.

Dispensável

  • Por que eu executei essa tarefa hoje?
  • O que eu deixei de fazer para dar conta dessa tarefa?
  • Quem poderia executar essa tarefa por mim?

Necessária

  • Por que essa tarefa é necessária?
  • Precisava mesmo executar essa tarefa hoje?
  • Só eu poderia executar essa tarefa?

Obrigatória

  • Por que essa tarefa é obrigatória?
  • Se eu não tivesse realizado essa tarefa, o que aconteceria?
  • Só eu poderia executar essa tarefa?

Ao se fazer essas perguntas em relação às tarefas você terá mais clareza sobre o que tem feito ao longo do seu dia e a partir daí poderá selecioná-las melhor, de modo a aplicar o Princípio de Paretto no seu dia a dia e alcançar resultados cada vez melhores.

Se você não tem o hábito de planejar, comece criando o hábito de listar o que foi feito ao longo do dia e analisar cada tarefa a partir das perguntas sugeridas acima.

Esse simples hábito de analisar o que está sendo feito ajudará você a construir um planejamento eficiente do seu dia, semana, mês e até mesmo ano conforme for ganhando confiança na sua habilidade de identificar as tarefas do seu dia a dia.

Quer saber mais sobre como desenvolver as habilidades de planejamento e execução que farão de você uma pessoa cada vez mais produtiva, realizadora de sonhos e conquistadora de resultados?

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